Communicatieplan 2010

Preambule
Waar de hoofdactiviteit van BH is het informeren en communiceren, zowel intern als extern, is communicatie een zaak voor alle bestuursleden.
Het beleid van BH is uiteraard vooral gericht op die hoofdactiviteit. Daaruit volgt dat er een erg grote overlap is en moet zijn tussen Beleidsplan en Communicatieplan.
Het Beleidsplan zegt vooral WAT Brabants Heem wil doen. Het communicatieplan zegt HOE Brabants Heem dat het best kan doen.
Besluiten over het WAT zijn al genomen. Voorstellen over besluiten over het HOE [het communicatieproces] volgen hier.

A. Website
1. De nieuwe website wordt wekelijks op een vaste tijd bijgewerkt, vooreerst op vrijdagmorgen.
2. Maandelijks komt er een nieuwe foto op de openingspagina.
3. De teksten en foto’s die de heemkundekringen aanleveren worden door de webmaster marginaal beoordeeld, alsvorens de opname plaatsvindt. De webmaster beoordeelt eveneens de duur waarop de mededeling, aankondiging of het verslag van een heemkundekring geplaatst wordt.
Opname van de inzendingen van heemkundekringen vindt overigens buiten verantwoordelijkheid van het bestuur van Brabants Heem plaats.
4. Voor zoveel mogeljk wordt ook de tweemaandelijks te verschijnen Koerier van Brabants Heem op de website opgenomen.
5. De administratie van Brabants Heem levert tijdig bestuursmutaties, de de datalijst en mededelingen vanuit het bestuur aan.

B. ‘t Koeriertje
1. ‘t Koeriertje wordt herdoopt in “De Koerier van Brabants Heem”, blijft vooralsnog tweemaandelijks verschijnen (vijf maal per jaar) en zal telkens als een boekwerkje van 32 bladzijden A5 gedrukt worden.
2. De Koerier van Brabants Heem wordt in tweevoud aan de afdelingen verzonden, en verder aan oud-bestuursleden en door het bestuur aan te wijzen relaties.
3. De bestuursleden van Brabants Heem zorgen regelmatig vanuit hun portefeuille(s) voor kopij. De portefeuillehouder communicatie is eindredacteur.
4. Drukken, sealing en verzending geschiedt door de drukker;
5. De administratie van Brabants Heem levert per keer de meest actuele adressen aan (voor de kringen zijn dat de adressen van de betreffende voorzitter en secretaris)

1.Missie [doelstelling van de organisatie]
De stichting Brabants Heem is een marktplaats voor informatie, educatie, overdracht, behoud en cultuur op het gebied van immaterieel en materieel erfgoed, ten behoeve van [primair] de aangesloten heemkundekringen in Noord-Brabant en [secundair] het publiek.
De stichting geeft daaraan gestalte door vrijwilligerswerk uitgaande van een bestuur van vrijwilligers en door samenwerking met de provincie Noord-Brabant en met organisaties die het werk met het culturele erfgoed ondersteunen.

2.Werkwijze [passen de initiatieven en producten binnen die doelstelling?]
Om de doelstelling te bereiken zijn er in het door de achterban ondersteunde Beleidsplan kernportefeuilles omschreven: Communicatie, politiek en educatie. Verder zijn er de ondersteunende portefeuilles [website, Koeriertje, juridische zaken, archeologie, etc.]
A.voor de interne communicatie is de secretaris van het bestuur verantwoordelijk;
B.voor de communicatie naar de provincie en de horizontale communicatie naar andere erfgoedpartners is de voorzitter verantwoordelijk. Hij/zij kan taken delegeren;
C.de communicatie naar de kringen is een taak voor alle bestuursleden. Zij vullen die in
a.als regiocoördinator
b.als houder van enkele portefeuilles
c. als medebestuurslid in bestuursvergaderingen en RvA.

3. Coördinatie [is er een coördinator communicatie nodig?]
De vraag is of er voor 2.C. een portefeuillehouder Coördinatie nodig is, gegeven een nogal uitvoerig en voortdurend te evalueren Communicatieplan met procedures.
Voordeel: stroomlijning van alle informatie richting kringen en publiek [folder Wat is heem-
kunde; afstemming geschreven en website-informatie; één aanspreekbare figuur].
De portefeuillehouder stuurt een eventuele heemkundeconsulent op hoofdlijnen aan.
Nadeel: er komt [onder de voorzitter en met aansturing van allen] een soort superportefeuillehouder
Voorstel: portefeuillehouder communicatie aanwijzen tot er een heemkundeconsulent komt.

4.Instrumenten
Een vernieuwde website naast de bestaande periodieken, bijeenkomsten en scholing. Dat alles in onderlinge afstemming.
Aanleg en onderhoud van dossiers voor elke kernportefeuille en specialistische portefeuille [al besloten]
Publicitaire activiteiten richting overheden, erfgoedpartners, kringen en publiek inzake initiatieven, coproducties en belangenbehartiging van Brabants Heem [imagoverbetering].
Het voortdurend te verbeteren Communicatieplan [dat daarmee en vooralsnog als algemene leidraad aanvaard wordt].

5.Prioriteiten
De verstrekking van informatie wordt primair bepaald door de vragen vanuit de kringen.
Wekelijks onderhoud van een herstuctureerde, snel te raadplegen website
Aansluiting (links) van meer websites van de kringen op de website van BH
‘t Koeriertje wordt mede en meer een medium voor de portefeuillehouders naar de kringen
In ‘t Koeriertje komt ook alle nieuwe informatie die naar de website gaat

6.Afbakening bevoegdheden
Het is noodzakelijk een besluit te nemen over de afbakening van de bevoegdheden van bestuursleden/portefeuillehouders, zoals aangegeven in Bijlage 1 van het Communicatieplan.
Kernvraag: Hoever gaat de delegatie naar [het mandaat van] een portefeuillehouder?.
De overige werkafspraken lijken vanzelfsprekend.

7. Evaluatie
Alle communicatieprocessen zijn een voortdurende zorg van alle bestuursleden.
Het Communicatieplan wordt zodra nodig maar tenminste jaarlijks [in september] geëvalueerd en zo nodig bijgesteld;
De communicatieactiviteiten van de portefeuillehouders worden wanneer nodig maar tenminste eens per jaar [in september] geëvalueerd.