Opgave UBO bij Kamer van Koophandel

In een brief van de Kamer van Koophandel wordt aan verenigingen en stichting gevraagd om een UBO-registratie. Wat houdt dat in?

UBO: Ultimate Beneficial Owners

We worden als vrijwilligers en bestuurders door de overheid meer en meer geplaagd met wetgeving die door de Europese Unie worden opgelegd. Dit keer volgt uit de “Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden” dat er een “UBO-register” moet komen voor bedrijven en rechtspersonen.

Het gaat bij het UBO-register om de vraag wie een “UBO” is. Een UBO is een persoon die:

-feitelijke zeggenschap heeft op basis van een vermogensbelang, en/of

-een statutair zeggenschapsbelang heeft, en/of

-een gewoon financieel belang heeft, en/of

-een “hoger leidinggevende” (=bestuurder) is.

Het gaat  om het registreren van personen die een specifiek belang en feitelijke zeggenschap in de organisatie hebben. Dat kunnen bestuurders maar ook andere personen zijn. Deze worden als “UBO” geduid en moeten zich (naast de inschrijving van een bestuurder in het handelsregister van de KvK) ook in het UBO-register inschrijven.

De publiciteit vanuit de overheid en de Kamers van Koophandel over de UBO is beperkt en ook onduidelijk. Ik vernam dat organisaties die contact met een Kamer van Koophandel hadden opgenomen steeds weer worden verwezen naar de website van de KvK waar vragen en antwoorden staan.

Zie: https://www.kvk.nl/advies-en-informatie/top-5/de-belangrijkste-vragen-over-het-ubo-register/

Heeft jouw organisatie een brief van de KvK ontvangen?

Als je een brief krijgt dat je UBO’s moeten worden ingeschreven, dan moet je daar gevolg aan geven. Gebruik daarvoor de link: https://www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/ubo-opgave/

Hoe pak je de inschrijving aan?

Eerst wordt vastgesteld of sprake is feitelijke zeggenschap op een persoon een UBO is op basis van de navolgende (statutaire en niet-statutaire) belangen:

-vermogensbelang

-zeggenschapsbelang

-ander belang (b.v. via donaties)

Als geen sprake is van deze (al dan niet in de statuten omschreven) belangen dan is geen sprake van feitelijke zeggenschap op basis van een belang. Dat scheelt weer een hoop (kopieer) werk!

Dan moet de inschrijving van de bestuurders als UBO’s plaatsvinden, die in dit geval als “hoger leidinggevenden” wordt geduid.  

Stap 1: Pak de brief van de KvK erbij en lees je Statuten door.

Vraag 1:

Heeft jouw stichting/vereniging vermogen dat aan een persoon of bedrijf wordt uitgekeerd? Staat er niets over in de Statuten en wordt er nooit geld aan personen of organisaties uitgekeerd dan is het antwoord NEE.

NB: bij Heemkundekringen (HKK’s) en Erfgoedverenigingen (EV’s) zal het uitkeren van vermogen (vrijwel) nooit plaatsvinden.

Vraag 2:

Zie in jouw statuten onder “statutenwijziging”. Zijn er personen in jouw stichting/vereniging die meer dan 25% stemrecht hebben bij een statutenwijziging? Als dat niet het geval is dan is het antwoord NEE.

Vraag 3:

Is er sprake van een ander belang op basis waarvan sprake is van “feitelijke zeggenschap”, b.v. een (aanzienlijke) donateur? Als niet dan is het antwoord NEE.

 

Stap 2:  Als de antwoorden NEE zijn, dan ga je verder met het registreren van de bestuurders als “hoger leidinggevenden” in het UBO-register. Maak scans van de paspoorten (binnenzijde met gegevens en de zijde met het  BSN-nummer van de bestuurders in kleur.  (alleen als een UBO in het buitenland woont is de TIN van toepassing.)

Uiterlijke inschrijving:

Dat moet vóór 27 maart 2022 hebben plaatsgevonden. Als een inschrijving niet op die datum heeft plaatsgevonden, dan riskeer je een boete.

Vragen of tips? Neem dan contact op met Otte Strouken, bestuurslid van

Brabants Heem, e-mail: ottestrouken@brabantsheem.nl

 

Noot van de secretaris.
Ik heb vandaag 13 januari de UBO gedaan bij de Kamer van Koophandel. Op grond van deze ervaring wil ik even meegeven. je goed voor te bereiden.

Je moet vooraf klaarzetten:

• Van elk bestuurslid een PDF van paspoort of identiteitskaart.
• Van elk bestuurslid het BSN nummer en precies de voornamen en achternaam zoals vermeld op voornoemd paspoort of voornoemde identiteitskaart.
• Een PDF van een document waaruit blijkt dat de bestuursleden die je meldt ook daadwerkelijk de bestuursleden zijn, bijvoorbeeld het verslag van een jaarvergadering waarin de namen worden vermeld.

Verder moet je zorgen dat je online 1 cent kunt betalen.

Ga dan naar de website van de Kamer van Koophandel, log in, zoek de naam van je vereniging en volg de instructies.
Dan moet het lukken!!!